COMPANY ACCOUNTS IM B2B-WEBSHOP: EINKÄUFER SAUBER VERWALTEN

Genau dafür gibt es Company Accounts. Dieser Artikel zeigt, was dazugehört, welche Umsetzungswege es gibt und wo Projekte typischerweise hängen bleiben.

Auf einen Blick

• Ein Company Account bildet die Firma Ihres Kunden ab: mehrere Benutzer, eigene Rollen, gemeinsame Konditionen.
• Fünf Bausteine gehören dazu: Firmenstruktur, Rollen, Kreditlimit, Freigaben und gemeinsame Listen.
• Drei Umsetzungswege: Adobe Commerce standardmässig, Magento Open Source mit Erweiterung oder Eigenentwicklung.
• Faustregel: Die Aufteilung zwischen ERP und Shop entscheidet über den Aufwand, nicht die Funktion selbst.

Was ein Company Account ist, und was nicht

Ein normales Kundenkonto gehört einer Person. Ein Company Account gehört einer Firma. Darunter hängen mehrere Benutzer mit eigenem Login.

Ohne Company Account teilen sich oft fünf Mitarbeitende ein Login, und niemand weiss, wer was bestellt hat. Mit Company Account hat jeder sein eigenes Login. Die Bestellung läuft trotzdem auf die Firma, mit deren Preisen und Konditionen.

Wichtig: Ein Company Account ist kein Preismodul. Die Preise hängen an der Firma, die Rechte an der Person. Wie Preise sauber in den Shop kommen, zeigt der Artikel zu Kundenpreisen im B2B-Webshop.

Woran Sie merken, dass Sie Company Accounts brauchen

• Mehrere Personen einer Firma bestellen, heute über ein geteiltes Login.
• Ihre Kunden haben Filialen, Standorte oder Kostenstellen mit eigenen Lieferadressen.
• Bestellungen über einem bestimmten Betrag brauchen intern eine Freigabe.
• Ihr Innendienst klärt regelmässig, wer etwas bestellt hat und ob die Person das durfte.
• Kunden wollen auf Rechnung bestellen, mit einem festen Kreditlimit.

Treffen zwei oder mehr Punkte zu, lohnt sich die Funktion fast immer.

Die fünf Bausteine eines Company Accounts

1. Firmenstruktur

Die Firma mit ihren Abteilungen, Standorten oder Teams. Bei einem Grosshandelskunden sind das oft Filialen, bei einem Industriekunden Werke oder Kostenstellen.

2. Rollen und Rechte

Wer darf was? Typische Rollen sind Firmen-Admin, Einkäufer, Besteller mit Limit und Nur-Ansicht. Der Firmen-Admin verwaltet seine Benutzer selbst. Das entlastet Ihren Innendienst spürbar.

3. Kreditlimit und Budgets

Kauf auf Rechnung bis zu einem Limit, pro Firma oder pro Benutzer. Das Limit kommt idealerweise aus dem ERP, nicht aus einer Excel-Liste.

4. Freigabe-Workflows

Bestellungen über einem Betrag oder mit bestimmten Artikeln gehen zuerst an eine vorgesetzte Person. Erst nach deren Freigabe wird bestellt.

5. Gemeinsame Listen

Einkaufslisten, die das ganze Team nutzt. Kombiniert mit Quick-Order spart das bei Stammkunden die meiste Zeit.

Drei Umsetzungswege

• Adobe Commerce: Company Accounts, Rollen, Kreditlimit, Freigaben und gemeinsame Listen sind standardmässig enthalten. Passt für Firmen, die Adobe Commerce ohnehin nutzen oder planen.
• Magento Open Source mit Erweiterung: Die Kernfunktionen kommen über Module von Drittanbietern, der Umfang hängt vom Modul ab. Passt für KMU mit klaren, eher einfachen Anforderungen.
• Eigenentwicklung: Genau Ihre Prozesse, aber mehr Aufwand und Wartung. Passt bei sehr spezieller Freigabe- oder Kostenstellenlogik.

Ehrlich gesagt entscheidet oft die Lizenzfrage mehr als die Funktion. Ob sich Adobe Commerce für Sie rechnet, zeigt der Vergleich Adobe Commerce vs Magento Open Source. Auch Shopify hat seine B2B-Funktionen ausgebaut, stösst bei komplexen Freigaben und tiefer ERP-Anbindung aber schneller an Grenzen, siehe Shopify Plus oder Magento für B2B.

Das ERP entscheidet mit

Der häufigste Fehler: Company Accounts werden im Shop gebaut, ohne das ERP mitzudenken. Dann pflegt jemand Firmen, Ansprechpartner und Kreditlimits doppelt.

• Wo lebt die Firma? Kunden und Adressen kommen fast immer aus dem ERP.
• Wo leben die Benutzer? Logins und Rollen gehören meist in den Shop. Der Firmen-Admin pflegt sie dort selbst.
• Wie aktuell muss das Kreditlimit sein? Oft reicht ein Abgleich alle paar Minuten. Wann Echtzeit nötig ist, zeigt Echtzeit-Sync vs Batch.

Wer diese Aufteilung vor dem ersten Sprint festlegt, spart im Projekt Wochen.

Vier Stolpersteine aus der Praxis

• Zu viele Rollen. Kunden wünschen sich zehn Rollen, nutzen aber drei. Starten Sie mit drei bis vier.
• Freigaben ohne Stellvertretung. Die freigebende Person ist in den Ferien, alles steht. Planen Sie Stellvertretungen von Anfang an ein.
• Migration bestehender Logins. Geteilte Alt-Logins müssen Personen zugeordnet werden. Das ist Handarbeit beim Kunden, keine IT-Aufgabe.
• Kein Onboarding für Firmen-Admins. Die Funktion ist da, aber niemand beim Kunden weiss davon. Eine einseitige Anleitung reicht oft.

Und jetzt ehrlich

Wenn bei Ihren Kunden meist eine Person bestellt, sind Company Accounts Overhead. Dann reichen Kundengruppen mit eigenen Preisen. Nicht jede B2B-Funktion lohnt sich für jeden B2B-Shop.

Fazit und nächster Schritt

Zusammengefasst: Company Accounts lohnen sich, sobald mehrere Personen pro Kundenfirma bestellen. Entscheidend ist nicht die Funktion im Shop, sondern die saubere Aufteilung zwischen ERP und Shop. Starten Sie mit drei bis vier Rollen und bauen Sie aus.

Wie wir Company Accounts, Quick-Order und Kundenpreise umsetzen, sehen Sie auf unserer Seite zu B2B-Onlineshops.

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