RFQ IM B2B-WEBSHOP: ANGEBOTSANFRAGEN SAUBER UMSETZEN

Die Funktion selbst ist schnell erklärt. Interessant ist die Frage, wie man sie so baut, dass sie im Alltag auch genutzt wird und nicht als Formular endet, das niemand beantwortet.

Auf einen Blick

• RFQ heisst: Der Kunde stellt einen Warenkorb zusammen und fragt einen Preis an, statt sofort zu bestellen.
• Vier Umsetzungswege von der schlanken Anfrage bis zum vollen Verhandlungsprozess.
• Der kritische Punkt ist nicht die Funktion, sondern der Rückkanal: Wer antwortet, wie schnell, und wie kommt das Angebot ins ERP?
• Faustregel: Erst den Prozess klären, dann die Technik wählen.

Warum ein Shop eine Anfragefunktion braucht

Ohne RFQ verlassen Kunden den Shop und schreiben eine Mail. Damit verlieren Sie zwei Dinge: die strukturierten Positionsdaten und die Nachvollziehbarkeit. Am Ende tippt jemand die Anfrage aus der Mail wieder ab, genau wie bei Excel-Bestellungen.

Mit RFQ kommt die Anfrage mit Artikelnummern, Mengen und Kundenzuordnung an. Sie können sie direkt weiterverarbeiten, statt sie zu interpretieren.

Vier Umsetzungswege

1. Anfrage aus dem Warenkorb (schlank)

Der Kunde legt Artikel in den Warenkorb und klickt statt "Bestellen" auf "Preis anfragen". Die Anfrage geht mit allen Positionen an den Innendienst, der Kunde bekommt eine Bestätigung.

Stärke: schnell umgesetzt, wenig Pflege, funktioniert in Magento Open Source ohne grossen Aufwand. Grenze: Die Antwort läuft ausserhalb des Shops, meist per Mail. Für wenige Anfragen pro Woche völlig ausreichend.

2. Anfrage mit Status im Kundenkonto

Wie oben, aber die Anfrage lebt im Kundenkonto: offen, in Bearbeitung, offeriert, angenommen. Der Kunde sieht jederzeit, wo er steht, und kann das Angebot direkt in eine Bestellung überführen.

Stärke: deutlich weniger Rückfragen, sauberer Übergang von Angebot zu Bestellung. Grenze: mehr Aufwand, und jemand muss den Status pflegen. Das ist der Punkt, an dem solche Lösungen scheitern.

3. Verhandelte Angebote in Adobe Commerce

Adobe Commerce bringt die Funktion nativ mit. Kunde und Verkäufer können mehrere Runden über Preise und Konditionen gehen, alles im System dokumentiert.

Stärke: ausgereift, getestet, kein Nachbau nötig. Grenze: nur in der lizenzpflichtigen Variante verfügbar. Ob sich das lohnt, behandelt der Artikel zu Adobe Commerce gegen Magento Open Source.

4. Angebot aus dem ERP

Die Anfrage aus dem Shop landet als Angebotsvorgang im ERP. Dort wird kalkuliert und freigegeben, das fertige Angebot geht zurück in den Shop oder direkt an den Kunden.

Stärke: Kalkulation und Freigabe bleiben dort, wo sie hingehören. Keine zweite Angebotsverwaltung. Grenze: braucht eine bidirektionale Schnittstelle, siehe Make or Buy. Für Betriebe mit hohem Anteil Projektgeschäft ist das der sauberste Weg.

Der Prozess in fünf Schritten

Unabhängig vom gewählten Weg sieht der Ablauf so aus. Klären Sie für jeden Schritt, wer zuständig ist.

• 1. Anfrage stellen. Kunde stellt Positionen zusammen, ergänzt Wunschtermin und Bemerkung.
• 2. Eingang und Zuordnung. Die Anfrage landet bei einer definierten Person oder Gruppe. Ohne feste Zuständigkeit bleibt sie liegen.
• 3. Kalkulation. Preise, Mengenrabatte, Lieferzeit. Meist im ERP, weil dort Einkaufspreise und Margen liegen.
• 4. Angebot zurück. Mit Gültigkeitsdatum. Ein Angebot ohne Frist ist eine offene Verpflichtung.
• 5. Annahme. Der Kunde nimmt an, das Angebot wird zur Bestellung. Dieser Übergang muss ein Klick sein, sonst geht der Vorteil verloren.

Vier Stolpersteine aus der Praxis

Keine Zuständigkeit. Der häufigste Fehler. Anfragen landen in einem Sammelpostfach, das niemandem gehört. Nach drei unbeantworteten Anfragen ruft der Kunde wieder an, und die Funktion ist tot.

Keine Reaktionszeit. Nennen Sie eine Frist, etwa Antwort innerhalb von 24 Stunden an Werktagen, und halten Sie sie. Das ist der eigentliche Wettbewerbsvorteil, nicht die Funktion selbst.

Keine Gültigkeit. Angebote ohne Ablaufdatum werden Monate später hervorgeholt, wenn die Materialpreise längst andere sind.

RFQ als Ausrede für fehlende Preise. Wenn Kunden für jeden zweiten Artikel anfragen müssen, ist nicht die Anfragefunktion das Problem, sondern die Preispflege. Prüfen Sie zuerst, ob sich Ihre Konditionen nicht direkt abbilden lassen, siehe Kundenpreise im B2B-Webshop.

Und jetzt ehrlich

RFQ ist die Funktion, die in Anforderungslisten oft ganz oben steht und danach am wenigsten genutzt wird. Der Grund ist fast immer derselbe: Der Prozess dahinter war nicht geklärt.

Bevor wir eine RFQ-Lösung bauen, fragen wir deshalb: Wie viele Anfragen erwarten Sie pro Woche? Wer beantwortet sie? Wenn die Antwort "so zwei bis drei" und "mal schauen" lautet, dann reicht Weg 1, und wir sparen Ihnen das Budget für Weg 2.

Fazit und nächster Schritt

Zusammengefasst: RFQ bringt Angebotsanfragen strukturiert in Ihren Prozess, statt sie in Mails zu verlieren. Vier Wege stehen zur Wahl, von der schlanken Warenkorb-Anfrage bis zum Angebot aus dem ERP. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern die Zuständigkeit und eine verbindliche Reaktionszeit. Und wenn Kunden ständig anfragen müssen, prüfen Sie zuerst Ihre Preispflege.

Wenn Sie wissen wollen, welcher Weg zu Ihrem Anfragevolumen passt, finden Sie hier unser Angebot für B2B-Onlineshops.

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