Was ist ein PIM?
Product Information Management, kurz PIM, dienen der Verwaltung, Pflege und dem Austausch von Produktinformationen. Im E-Commerce Bereich, vor allem bei B2B Transaktionen wie auch im Hinblick auf die Globalisierung von Unternehmen, ist eine konsistente, einfache und fehlerfreie Bereitstellung von Produktinformationen extrem wichtig. Ein PIM erfüllt alle Funktionen und erlaubt Kunden wie auch Absatzpartnern einen schnellen, unkomplizierten Zugriff auf diese Daten.
Zu den Funktionen eines Product Information Management Systems gehören unter anderem das Verwalten verschiedener Benutzerrechte und das Strukturieren von Produktinformationen durch verschiedene Gliederungssysteme und Verzeichnisstrukturen. Relevante Informationen werden sinnvoll konfiguriert, nach Bedarf ergänzt und mittels weniger Schritte in verschiedene Sprachen übersetzt. Da die Steuerung zentral erfolgt, bleiben die Daten stets aktuell und mögliche Fehlerquellen werden vermieden. Kommt es zur Freigabe neuer Produktinformationen, hilft ein konsequentes Workflow-System des PIM dabei, die Publikation zu steuern und kontrollieren. Nutzungs- und Zugriffsrechte sind klar definiert und vermeiden Überschneidungen bei der Dateneingabe und Pflege.
Generell kategorisieren sich die Funktionen eines PIM in das Recherchieren, Anreichern und Verwalten von produktspezifischen Daten. Relevante Produktinformationen werden zunächst aus ERP-Systemen oder den Datenbanken der Lieferanten gesammelt. Hierauf werden die Daten, die in das PIM integriert werden sollen, definiert, bereinigt und priorisiert. Relevante Produktinformationen können dann mit Marketing oder Technik relevanten Daten ergänzt und in bestimmte Kategorien klassifiziert werden. Wichtig ist auch die einfache Übersetzung der Produktbeschreibungen – alle Daten werden weltweit in einem zentralen System verwaltet, werden jedoch unkompliziert in zahlreichen Sprachen bereitgestellt. Workflow- und Prüfungszyklen können einfach verwaltet werden und helfen bei der Kontrolle der Datenqualität. Auch die Distribution der Daten in verschiedene Social Media Plattformen, in mobile Apps oder Web Shops wird zentral gesteuert. Datenkanäle werden danach kategorisiert, wo sie verbreitet werden sollen. Auch das Erstellen von Print-Katalogen kann durch einfache Web-to-Print Systeme problemlos erfolgen.
Ein weiteres relevantes Entscheidungskriterium für ein PIM ist die Datensicherheit. Entscheider wählen zwischen einem System On-Premise oder in der Cloud. Cloud basierte PIM vermeiden das Anschaffen von Hard- und Software, sind in der Regel günstiger in der Anschaffung und schneller im Deployment, zudem auch oft einfacher skalierbar und mobil zu verwalten. Die Datensicherheit wird allerdings vom jeweiligen Anbieter gewährleistet und in der Regel sind Cloud-basierte Anwendung leichter zu Hacken. Bei On-Premise Systemen liegt die Datensicherheit in Händen des Kunden, was sie vergleichsweise sicherer macht und auch individuelle Anpassungen erleichtert, während die Anfangsinvestition oft höher ist. Auch Wartung und Aktualisierung des Systems liegt hierbei im Verantwortungsbereich des Kunden.
Welche Vorteile besitzt ein PIM ?
PIM helfen bei der Optimierung von Arbeitsvorgängen, steigern die Qualität von
Produktinformationen und als Ergebnis, den Umsatz. Eine Studie von ProDa 2017 ermittelte eine 90 prozentige Optimierung der Geschäftsprozesse, eine Qualitätsverbesserung von 77 Prozent sowie 51 Prozent Umsatzsteigerung durch die Anwendung eines Product Information Management Systems.
Datenoptimierung und Umsatzsteigerung
Bei vielen Prozessen können mit einem PIM Zeit und Kosten gespart werden, da die meisten Arbeitsabläufe automatisiert werden. Bestimmte Informationen werden durch das System integriert, was den Ressourcenaufwand verringert und das Eingeben, Prüfen, Ergänzen und Weiterleiten der Daten vereinfacht. Produktbeschreibungen werden standardisiert, bestimmte technische Details, Massangaben und Produktbilder werden einheitlich festgelegt und integriert, was wiederum die Datenqualität verbessert und Vollständigkeit garantiert. PIM erhöhen damit auch die User-Freundlichkeit für den Kunden, der Informationen leichter findet, Produkte unkompliziert auswählen und im Online-Shop bequem auschecken kann – Warenkorbabbrüche wie auch Retouren werden auf diese Weise deutlich verringert. Relevant ist auch eine verbesserte Auffindung der Produkte und des Webshops in Suchmaschinen.
Schnelle Datenbereitstellung
Ein zentrales Informationssystem steuert bei einem PIM alle Produktinformationen, was wiederum Dopplungen vermeidet, Ordnung schafft und damit die Performance des Web Shops verbessert. Da die Prozesse der Dateneingabe automatisiert sind, beschleunigt sich das Bereitstellen von Produkten sowie deren Informationen, während auch Änderungen schnell und unkompliziert vorgenommen werden können. Gerade im Hinblick auf kürzere Lebenszyklen von Produkten ist dies relevant und bietet dem Kunden einen deutlichen Markvorteil im Vergleich zu Wettbewerbern.
Verbesserte Zielgruppensteuerung und Administration
Gerade in globalen Märkten sollen bestimmte Zielgruppen mit bestimmten Informationen versorgt werden – ein PIM erlaubt es Zielgruppen und Nutzerprofile einfach vorab zu definieren. Ein effizientes Produktmanagement gewährleistet dabei ein konsistentes Marken- und Produkterlebnis für den Kunden, da Produktinformationen je nach Kanälen mit gleicher Informationsqualität bereitgestellt werden können.
Wann benötige ich ein PIM?
Je größer ein Content-Management Team ist und je mehr Verantwortliche mit der Datenverwaltung beschäftigt sind, umso wichtiger wird die Verwendung eines PIM. Umso mehr Stakeholder an Prozessen, Vermarktung und Distribution von Produkten interessiert sind, umso größer ist die Anforderung Daten einfach, schnell und mit konsistenter Qualität bereitstellen und verwalten zu können. Vermarktern ist eine kanalübergreifende, exzellente Darstellung vom Produkten wichtig, Einkäufer haben eine Interesse an der Vertiefung und Verbesserung der Kundenbeziehungen, die Admins von Daten wünschen sich einen konsistenten und strukturierten Aufbau sowie deren stringente Kategorisierung, während die Verantwortlichen von E-Commerce Channels und Onlineshops die Qualität der Produktdaten am Herzen liegt. All diesen Anforderungen wird ein PIM gerecht.
Besonders, wenn Daten fragmentiert sind und viele Schnittstellen vorliegen, an denen bei individueller Aufbereitung der Daten – besonders im Hinblick auf vielsprachige, globale Märkte – Fehler und Inkonsistenz auftreten können, ist eine Automatisierung besonders relevant. Die Übersetzung relevanter Daten und schnelle Verbreitung der Inhalte ist gerade bei der Internationalisierung von erheblicher Bedeutung und machen ein PIM unvermeidbar.